Personel Özlük Dosyası Nedir? İçinde Bulunması Gereken Belgeler

Personelimiz Editör EkibiYayın: Haziran 2026Güncelleme: 10 Ekim 2026İş Hukuku

Personel özlük dosyası, bir çalışanın işe girişinden işten ayrılışına kadar iş ilişkisiyle ilgili kimlik bilgilerinin, belgelerin ve kayıtların bir arada tutulduğu dosyadır. İşveren için hem yasal bir yükümlülük hem de denetimde ve olası bir iş davasında elindeki en önemli kayıt setidir. Bu rehberde özlük dosyasının yasal dayanağını, içinde bulunması gereken belgeleri, saklama süresini ve KVKK açısından dikkat edilecek noktaları anlatıyoruz.

Özlük Dosyası Nedir?

Özlük dosyası, "özlük işleri" denilen kişiye ait iş kayıtlarının toplandığı dosyadır. İçinde çalışanın kim olduğunu gösteren kimlik bilgileri, işe alımda istenen belgeler, iş sözleşmesi, SGK bildirimleri, izin ve eğitim kayıtları, varsa disiplin yazışmaları ve işten ayrılışta düzenlenen belgeler yer alır. Her çalışan için ayrı bir dosya tutulur; dosya kağıt klasör olabileceği gibi dijital ortamda da düzenlenebilir.

Yasal Dayanak: İş Kanunu md. 75 ve Diğer Mevzuat

Özlük dosyasının temel dayanağı 4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesidir. Bu maddeye göre işveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. Dosyada işçinin kimlik bilgileriyle birlikte İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu belge ve kayıtları saklar ve bunları istendiğinde yetkili memur ve görevlilere göstermek zorundadır.

Aynı madde işverene bir de gizlilik yükümlülüğü getirir: İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun olarak kullanmalı, gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamalıdır. Bu yükümlülüklere aykırılık için İş Kanunu'nda idari para cezası öngörülmüştür.

Özlük dosyasına girecek belgeleri yalnızca İş Kanunu belirlemez. 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu (SGK bildirimleri), 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu (sağlık muayenesi ve İSG eğitimleri) ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) da dosyanın içeriğini ve nasıl tutulacağını etkiler.

Personel Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler

Aşağıdaki liste uygulamada yaygın olarak tutulan belgeleri gösterir. "Her çalışan" olarak işaretlenenler genel olarak tüm personel için gereklidir; "Pozisyona göre" olanlar işin niteliğine veya mevzuattaki özel bir şarta bağlıdır. İşinize özgü durumlar için mali müşavirinize veya iş hukuku avukatınıza danışmanızı öneririz.

İşe girişte

Çalışma süresince

• Ücret hesap pusulaları ve bordrolar
• Yıllık izin, mazeret izni ve ücretsiz izin talep ve onay kayıtları
• Sağlık raporları ve istirahat belgeleri
• İş sağlığı ve güvenliği eğitim kayıtları (her çalışan)
• Fazla çalışma onayları
• Görev, ücret, unvan veya çalışma yeri değişikliklerine ilişkin yazılar
• Uyarı, savunma istemi ve ihtar yazışmaları (ör. devamsızlık tutanakları)
• Performans değerlendirmeleri ve eğitim sertifikaları
• Zimmet tutanakları (iş telefonu, bilgisayar, araç, ekipman)

İşten ayrılışta

• İstifa dilekçesi veya fesih bildirimi (varsa savunma ve gerekçe yazıları)
• SGK işten ayrılış bildirgesi
• Çalışma belgesi: İş Kanunu'na göre işten ayrılan işçiye işinin türünü ve süresini gösteren bir belge verilir
• Kıdem tazminatı, ihbar tazminatı ve kullanılmayan izin ücreti hesapları ile ödeme belgeleri
• Zimmet iade tutanağı
• Varsa ibraname veya sulh sözleşmesi

Ayrılış sürecinin ayrıntıları için SGK işe giriş ve çıkış bildirimi, ihbar öneli ve işten çıkarma prosedürü yazılarımıza; sözleşme seçenekleri için iş sözleşmesi türleri rehberimize bakabilirsiniz.

Fiziksel mi, Dijital mi?

İş Kanunu özlük dosyasının belirli bir biçimde tutulmasını şart koşmaz; önemli olan belgelerin eksiksiz olması, istendiğinde gösterilebilmesi ve gizliliğin korunmasıdır.

Fiziksel dosya ıslak imzalı asılları bir arada tutar, ancak kilitli dolap, arşiv alanı ve düzenli kontrol ister. Belge kaybolabilir, süresi dolan ehliyet ya da sertifika gözden kaçabilir.

Dijital özlük dosyası belgeleri taranmış ya da elektronik olarak saklar; aramak, erişimi yetkiye göre sınırlamak ve yedeklemek kolaydır. Islak imzalı sözleşme, ibraname gibi belgelerin asıllarının da ayrıca saklanması güvenli bir uygulamadır; elektronik imza veya elektronik belgelerin ispat değeri konusunda emin değilseniz hukuki destek alın.

Özlük Dosyası Ne Kadar Süre Saklanır?

İş Kanunu'nun 75. maddesi özlük dosyası için tek bir saklama süresi belirtmez. Süreyi belirlerken birkaç mevzuat birlikte dikkate alınır: Sosyal güvenlik mevzuatı işverenlerin sigortalılara ilişkin belgeleri uzun süre (10 yıl) saklamasını öngörür, vergi mevzuatı defter ve belgeler için ayrı süreler belirler, işçilik alacaklarında ise zamanaşımı süreleri işin bitiminden sonra da devam eder. Bu nedenle uygulamada özlük dosyalarının iş ilişkisi sona erdikten sonra en az 10 yıl saklanması yaygın bir yaklaşımdır.

KVKK açısından ise saklama sınırsız değildir: Verinin işlenme amacı ve yasal saklama süresi sona erdiğinde kişisel veriler silinmeli, yok edilmeli veya anonim hale getirilmelidir. İşletmeniz için hangi belgenin ne kadar saklanacağını mali müşavirinizle birlikte yazılı bir saklama ve imha listesine bağlamanız iyi bir uygulamadır.

KVKK: Erişim, Güvenlik ve Çalışanın Hakları

• Gereğinden fazla veri istemeyin. Her belge için "bu iş için gerçekten gerekli mi?" sorusunu sorun.
• Özel nitelikli verileri ayrıca koruyun. Sağlık raporları ve adli sicil kaydı KVKK'da özel nitelikli kişisel veridir; bunlara erişimi en az sayıda kişiyle sınırlayın.
• Erişimi yetkiye bağlayın. Fiziksel dosyalar kilitli dolapta, dijital dosyalar yalnızca yetkili kullanıcıların açabildiği bir sistemde tutulmalıdır.
• Çalışanın haklarını bilin. KVKK'ya göre çalışan, hakkında hangi verilerin işlendiğini öğrenme, yanlış verinin düzeltilmesini isteme gibi haklara sahiptir; başvurusuna kanunda öngörülen süre içinde cevap verilmelidir.

Giriş-çıkış ve konum verilerine ilişkin KVKK konuları için PDKS ve KVKK yazımıza bakabilirsiniz.

Sık Yapılan Hatalar

• İşe giriş bildirgesini ve imzalı sözleşmeyi dosyaya koymamak.
• Süresi dolan ehliyet, sertifika veya sağlık raporlarını takip etmemek.
• Uyarı ve ihtarları sözlü yapıp yazılı kayıt tutmamak; uyuşmazlıkta işveren bunları ispat etmekte zorlanır.
• İzin kayıtlarını dosyada tutmamak; kullanılmayan izin ücreti tartışmalarında belge bulunamaz.
• Özlük dosyalarını herkesin erişebildiği ortak klasörlerde veya e-posta eklerinde saklamak.
• İşten ayrılan personelin dosyasını hemen imha etmek ya da hiç imha etmemek.

Dijital Özlük Dosyasını Personelimiz'de Tutmak

Personelimiz'in belgeler ekranında her çalışan için belge yükleyebilir, belgeyi türü, veriliş ve son geçerlilik tarihiyle kaydedebilirsiniz. Belgeleri personele, türe ve geçerlilik durumuna göre filtreleyebilir; süresi geçmiş veya 30 gün içinde dolacak belgeleri panelde uyarı olarak görebilirsiniz. Belge ekranına yönetici hesabıyla erişilir. Personel kartı, zimmet ve izin geçmişiyle birlikte tüm özlük kayıtlarını tek yerde görmek için personel yönetim sistemi sayfamıza göz atabilirsiniz.