Sektörel Çözüm

KOBİ'ler için Personel Yönetim Sistemi: İK Departmanı Olmadan Düzen

10-100 çalışanlı işletmelerde personel işleri genellikle patronun ve tek kişilik muhasebenin üzerindedir: izinler WhatsApp'ta, puantaj Excel'de, avanslar defterde. Personelimiz bu dağınık akışı tek panelde toplar; tüm modüller aynı planda gelir, cihaz alınmaz, deneme süresi boyunca kart bilgisi istenmeden denenir.

29 Gün Ücretsiz Dene Fiyatları İncele

Tüm modüller aynı plandaCihaz ve kurulum maliyeti yokücretsiz deneme, kredi kartı gerekmez

Bir işletme 8-10 kişiyken personel yönetimi akılda tutulur: kim izinli, kim avans aldı, kimin izni kaldı; sahibi hepsini bilir. 25 kişiyi geçince bilgi dağılmaya başlar. İzin talebi bir mesajla gelir ve grupta kaybolur, muhasebeci ay sonunda "bu ay kim kaç gün çalıştı" diye tablo ister, avans defterdeki nottan bordroya aktarılmayı bekler, işten ayrılan bir personelin kullanılmamış izni tartışma konusu olur. İK departmanı kurmak bu ölçekte anlamlı değildir; ihtiyaç bir kişi değil, işi taşıyan bir düzendir.

Personelimiz bu düzeni sağlar. Devam kaydı terminalden gelir, izin talebi portaldan açılıp onaylanır, puantaj ve maaş hesabı bu iki kaynaktan kendiliğinden oluşur, muhasebeciye giden tablo Excel olarak hazır çıkar. İşletme sahibi panelde günün özetini görür, ön muhasebe ay sonunda derleme yapmak yerine kontrol eder.

İK Departmanı Olmayan İşletmede Personel Nasıl Yönetilir?

Küçük ve orta ölçekli işletmelerde personel süreçleri şu üç araçla yürür: Excel, WhatsApp ve kağıt. Excel puantaj ve maaş tablosu için, WhatsApp izin ve mazeret bildirimleri için, kağıt ise imza föyü ve izin formu için kullanılır. Her biri tek başına çalışır ama aralarında bağlantı yoktur; bağlantıyı her ay sonunda bir kişi elle kurar. O kişi izinliyse ya da işten ayrılırsa bilgi de onunla gider.

Personel yönetim sistemi bu üç aracın yerine tek bir kaynak koyar. Fark modül sayısı değil, akıştır: giriş-çıkış kaydı puantaja, onaylı izin puantaja ve bordroya, avans maaş hesabına kendiliğinden gider. Ay sonunda derleme yoktur; kontrol vardır. İşletme sahibi için sonuç, ekibi büyürken kontrolü kaybetmemek; muhasebe için sonuç, ay sonu tablosunun hazır gelmesidir.

Patronun ve Tek Kişilik Muhasebenin Yükünü Alan Modüller

Aşağıdakilerin tamamı her planda vardır; küçük işletmede en çok kullanılanlar öne alınmıştır.

Girişteki tablet terminal olur

Personel PIN girer, fotoğrafı görünür; imza föyü ve defter kalkar. Cihaz, kart veya parmak izi okuyucu alınmaz.

İzin talebi ve bakiye

Personel portaldan talep açar, sahibi veya müdür tek tıkla onaylar. Yıllık izin hakkı kıdeme göre (14/20/26) otomatik hesaplanır, kalan gün her an bellidir.

Aylık puantaj otomatik

Çalışılan gün, izin, rapor ve eksik gün devam kayıtlarından oluşur; Excel/PDF olarak muhasebeciye gider.

Maaş pusulası ve ödeme geçmişi

Brüt-net, SGK işçi/işveren payı, damga vergisi hesaplanır; PDF maaş pusulası üretilir ve isterseniz personele e-posta ile gönderilir.

Avans ve masraf kayıtları

Avans talebi portaldan açılır, onaylanınca maaş hesabından düşer; masraf fişleri fotoğrafla yüklenir.

Fazla mesai haftalık 45 saat

Mesai uygulanacak personel kartında işaretlenir; haftalık döküm raporu hazır gelir, hesap tartışması azalır.

Sahibine bildirim

Geç gelen, gelmeyen personel ve bekleyen izin talebi için telefona push, e-posta veya WhatsApp bildirimi.

Özlük dosyası ve işten ayrılış

Belgeler, zimmet ve izin geçmişi personel kartında; ayrılışta ihbar, kıdem ve izin hesabı tek ekranda.

Excel ve WhatsApp'tan geçiş: ilk hafta planı

Kurulum için IT desteği gerekmez; aşağıdaki plan bir ön muhasebe çalışanının tek başına yürütebileceği şekilde sıralanmıştır.

1. gün: hesap ve çalışma kuralları

Şirket adı, çalışma saatleri, hafta tatili günü ve mesai kuralı tanımlanır. Mevcut personel Excel listesi içe aktarılır; işe giriş tarihlerinin doğru olması yıllık izin hakkını doğru başlatır.

2. gün: terminal ve PIN

Girişe bir tablet konur, terminal sayfası açılır, her personele PIN'i verilir ve fotoğrafı eklenir. Bu günden itibaren imza föyü kullanılmaz.

3. gün: izin bakiyeleri

Yıl içinde kullanılmış izinler kayda geçirilir ki bakiye doğru başlasın. Müdür varsa müdür rolü verilir, izin onay yetkisi ona geçer.

4. gün: maaş bilgileri

Her personelin brüt veya net ücreti, mesai uygulanıp uygulanmayacağı ve varsa açık avansı girilir. Bir kişi için maaş pusulası üretilip muhasebeciyle karşılaştırılır.

5. gün: ekibe duyuru

WhatsApp grubuna son mesaj yazılır: izin, avans ve mazeret talepleri artık portaldan. Personel kendi kayıtlarını telefonundan görmeye başlar.

Ay sonu: ilk kontrol

Puantaj hazır gelir; muhasebeciye Excel raporu gönderilir, maaş pusulaları PDF olarak alınır. Deneme süresi 29 gün olduğu için ilk ay sonu ücretsiz döneme sığar.

İlk haftayı bugün başlatın

Personel listenizi yükleyin, girişe bir tablet koyun; bu ayın puantajı ve maaş pusulaları deneme süresi içinde hazır olsun. Kredi kartı gerekmez.

Ücretsiz Dene Fiyatları İncele

Bugün Nerede Duruyor, Sistemde Nerede Durur?

Süreç	Excel + WhatsApp + kağıt	Personelimiz
İzin talebi	Mesaj grubunda; onay sözlü, ispatı zor	Portaldan talep, tarihli onay, bakiyeden düşer
İzin bakiyesi	Yıl sonunda hesaplanmaya çalışılır	Kıdeme göre otomatik; personel de görür
Giriş-çıkış	İmza föyü, saat güvenilir değil	Terminal kaydı, geç kalma anında bildirim
Muhasebeciye ay sonu tablosu	Saatler süren derleme	Puantaj ve SGK raporu Excel olarak hazır
Maaş pusulası	Muhasebeciden gelmesi beklenir	PDF anında; ödeme geçmişi kayıtlı
Avans	Deftere not, bordroda unutulur	Talep-onay, maaştan otomatik düşer
İşten ayrılış hesabı	Her seferinde muhasebeciye sorulur	İhbar, kıdem ve izin kalemleri hazır
Yönetici görünürlüğü	Sorup öğrenmek gerekir	Panel ve bildirim

Gün İçinde Nasıl İşler? 30 Kişilik Bir Ambalaj Atölyesi

Örnek bir işletme: 30 çalışan, sahibi, bir ön muhasebe çalışanı ve dışarıdan bir mali müşavir. 07:55 — Atölye girişindeki tablette personel sırayla PIN girer; 08:00 çalışma başlangıcıdır. 08:20'de gelen bir operatör için sahibinin telefonuna geç giriş bildirimi düşer; sahibi o sırada müşteridedir, panelden bakıp geçer. 09:30 — Ön muhasebe, dün akşam gelen iki izin talebini panelde görür; biri yıllık izin, diğeri raporlu. Sahibi yıllık izni onaylar, rapor belgesi personel kartına yüklenir; ikisi de puantaja işlenir.

12:00 — Bir personel portaldan avans talebi açar. Sahibi öğle arasında onaylar; tutar ay sonu maaş hesabından düşülecektir, deftere not yazılmaz. 15:00 — Satın alma sorumlusu kargo için ödediği masrafın fişini fotoğraflayıp yükler. 17:30 — Çıkışlar tablette kaydedilir; bugün iki kişi 19:00'a kadar kalmıştır, fazla süre haftalık 45 saat toplamında değerlendirilecektir. Ay sonu — Ön muhasebe puantajı kontrol eder, SGK ve mesai raporunu Excel olarak mali müşavire gönderir, maaş pusulalarını PDF alır. Mali müşavir bildirgeyi kendi programından verir; Personelimiz bildirge göndermez, veriyi hazırlar.

Büyürken Kontrolü Kaybetmemek

Personel sayısı arttıkça değişen yalnızca plandır; veriler, ayarlar ve alışkanlıklar korunur.

10-25 kişi

Sahibi admin, müdür yok; izinleri kendisi onaylar.
Girişte tek tablet, tek iş yeri.
Starter plan (25 personel) yeterlidir.

25-50 kişi

Ustabaşı veya şef müdür rolü alır, kendi ekibinin iznini onaylar.
Vardiya şablonları devreye girer.
Ön muhasebe ay sonunu tek başına kapatır.

50-100 kişi

Birden fazla departman ve müdür; her biri kendi ekibini görür.
Şube veya depo için ikinci iş yeri tanımlanır.
Growth ya da Business plan; modüller aynıdır.

Bütçe: Tek Plan, Ek Cihaz Yok

KOBİ için maliyet kalemi yalnızca aylık plan ücretidir. Starter plan 25 personele kadar aylık 499 TL; 50 personel için Growth 699 TL, 100 personel için Business 899 TL. Güncel tutarları fiyatlandırma sayfasından teyit edin. Plan farkı yalnızca personel kapasitesidir; puantaj, izin, vardiya, mesai ve maaş modülleri her planda vardır, "İK paketi" gibi ek lisans yoktur. Kart okuyucu veya parmak izi cihazı alınmaz; girişteki tablet ya da mevcut bir bilgisayar terminal olur.

Deneme süresi 29 gündür ve kredi kartı istenmez; bir tam ay sonunu kapsadığı için ilk puantaj ve maaş pusulaları ücretsiz dönemde üretilir. Küçük işletmeler için seçim rehberi bu yazıda.

Sık Sorulan Sorular

İK çalışanımız yok; sistemi kim kuracak?

Kurulum için IT veya İK uzmanı gerekmez. Ön muhasebe çalışanı ya da işletme sahibi yukarıdaki ilk hafta planını izleyerek tek başına kurar; sorularınız için WhatsApp destek 09:00-19:00 arasında yanıt verir.

Mali müşavirimle nasıl çalışır?

Puantaj, mesai ve SGK raporlarını Excel veya PDF olarak indirip iletirsiniz. Sistem muhasebe programına bağlanmaz ve e-bildirge göndermez; mali müşavir bildirgeyi kendi tarafında verir.

12 kişilik bir işletme için fazla mı?

Hayır. 12 kişide bile izin bakiyesi, avans ve puantaj takibi vardır; Starter plan 25 personele kadar aynı ücrettir ve tüm modülleri içerir. Ekibiniz büyüdüğünde yalnızca plan değişir.

Her personelin akıllı telefonu olması şart mı?

Hayır. Giriş-çıkış girişteki tabletten yapılır; portalı kullanmak isteyen personel kendi telefonundan girer. Telefonu olmayan personelin izin talebini yönetici onun adına açabilir.

Maaş pusulasını personele nasıl veririm?

Maaş pusulası PDF olarak üretilir; yazdırıp imzalatabilir ya da sistemden e-posta ile gönderebilirsiniz. Personel portaldan da kendi pusulasını indirir.

Deneme bitince verilerimiz ne olur?

Deneme süresi sonunda plan seçerseniz kaldığınız yerden devam edersiniz; girdiğiniz personel, izin ve devam kayıtları korunur. Kart bilgisi yalnızca plan seçtiğinizde istenir.