Perakende ve Mağaza Personel Takip Sistemi: Çok Şube, Tek Panel
Personelimiz, birden fazla şubesi olan perakende işletmeleri için mağaza personel takip sürecini merkezle şube arasında paylaştırır: her mağazanın kasa tableti terminal olur, mağaza müdürü kendi kadrosunun vardiyasını ve izinlerini yönetir, merkez bütün şubelerin puantajını tek raporda alır. Part-time ve öğrenci kadro aynı sistemde takip edilir.
Perakendede personel yönetimi iki uçta yürür. Mağazada müdür haftalık vardiyayı kağıda yazar, izin isteyen çalışan mesaj grubuna yazar, cumartesi eksik kalan vardiyayı telefonla kapatmaya çalışır. Merkezde ise İK her şubeden farklı formatta gelen puantajları birleştirir; part-time çalışanın kaç saat çalıştığı, hangi şubede hangi gün açılış yaptığı belirsiz kalır. Ay sonunda mesai ve prim hesabı her iki tarafın hafızasına dayanır.
Personelimiz'de her şube bir iş yeri olarak tanımlanır ve müdür rolü verilen mağaza yöneticisi yalnızca kendi kadrosunu görür. Vardiya planı, izin onayı ve devam kaydı şubede yapılır; puantaj, mesai ve maaş raporu merkezde kendiliğinden birleşir.
Çok Şubeli Mağazada Personel Takibi Nerede Kopar?
Kopma noktası genellikle şube ile merkez arasındaki aktarımdır. Mağaza müdürü kadrosunu iyi tanır ama kaydı merkezin istediği biçimde tutmaz; merkez raporu ister ama şubedeki fiili durumu görmez. Üç şubeli bir işletmede bile haftalık vardiya, izin ve mesai bilgisi üç farklı kaynaktan gelir.
İkinci kopma part-time kadrodadır. Öğrenci çalışanlar hafta sonu ve akşam saatlerinde yoğunlaşır, sınav döneminde izin ister, dönem başında ayrılır. Sabit çalışma saatiyle tanımlanmış bir devam sistemi bu kadroyu sürekli "geç kalmış" veya "eksik gün" gösterir. Personelimiz'de part-time çalışan için kendi vardiya şablonu tanımlanır; geç kalma ve mesai o şablona göre değerlendirilir.
Mağaza Kadrosu İçin Özellikler
Şube bazlı iş yeri
Her mağaza kendi koordinatıyla tanımlanır; kasadaki tablet veya personelin telefonu terminal olur.
Mağaza müdürü rolü
Müdür kendi şubesinin devamını görür, vardiya planını yapar, izin ve avans taleplerini onaylar; diğer şubeleri görmez.
Merkez raporu
Admin tüm şubelerin puantaj, mesai, izin bakiyesi ve maaş verisini tek panelde ve tek Excel'de alır.
Açılış-kapanış vardiyaları
09:00-17:00 açılış, 14:00-22:00 kapanış, hafta sonu uzun gün gibi şablonlar; aylık plan personel bazında.
Part-time ve öğrenci kadro
Kısa vardiya şablonları tanımlanır; devam ve mesai o şablona göre hesaplanır, tam zamanlı kuralı uygulanmaz.
İzin talebi portaldan
Personel telefonundan izin ister, müdür onaylar; talep mesaj grubunda kaybolmaz, bakiye otomatik düşer.
Hafta sonu mesaisi
Haftalık 45 saat üstü ve hafta tatili çalışması ayrı kalemde; kapanış sonrası saatler gece çalışması olarak izlenir.
Hedefler modülü
Şube veya kişi bazında performans hedefi tanımlanır; personel portalında görünür. Prim hesabı sizin politikanıza göre yapılır.
Bir Mağaza Gününde Sistem Nasıl İşler?
Cumartesi, dört şubeli bir giyim mağazasının merkez caddesi şubesinde.
09:40
Açılış vardiyasındaki iki personel kasadaki tabletten PIN ile giriş yapar. Biri 09:52'de girer; 09:45 açılış vardiyasına göre geç kalma olarak işaretlenir, müdüre bildirim düşer.
11:00
Öğrenci part-time personel telefonundan portala girip gelecek hafta sınav için iki gün izin talebi açar. Talep müdürün paneline düşer; müdür aynı günlerde başka izinli olmadığını görüp onaylar.
13:50
Kapanış vardiyası giriş yapar. Öğle yoğunluğunda dört personel aynı anda kasada; her biri sırayla PIN girer, ekranda fotoğrafı görünür.
17:10
Açılış vardiyası çıkış yapar. Bir personel çıkışı unutmuştur; eksik çıkış devam raporunda görünür, müdür kapanışta düzeltir, düzeltme denetim kaydına yazılır.
22:15
Kapanış vardiyası envanter sayımı nedeniyle 22:15'te çıkar. 22:00 sonrası süre gece çalışması olarak ayrılır, haftalık toplama eklenir.
Pazartesi
Merkez İK dört şubenin haftalık mesai dökümünü tek ekrandan görür; 45 saati aşan personel şube bazında listelenir.
Mağaza Müdürü ile Merkez: Kim Neyi Görür, Kim Neyi Yapar?
| İşlem | Mağaza müdürü (müdür rolü) | Merkez (admin) |
|---|---|---|
| Günlük devam | Kendi şubesi | Tüm şubeler |
| Vardiya planı | Kendi kadrosu için oluşturur | Tüm şubeleri görür, düzenleyebilir |
| İzin talebi | Onaylar veya reddeder | Tüm talepleri ve bakiyeleri görür |
| Manuel devam düzeltme | Kendi ekibi için, denetim kayıtlı | Her şube için |
| Puantaj ve mesai raporu | Kendi şubesi | Şube bazlı ve konsolide Excel/PDF |
| Maaş ve bordro | Görmez | Hesaplar, maaş pusulası üretir |
| Personel ekleme, PIN, iş yeri tanımı | Yetkisi yok | Yapar |
Şubelerinizi tek panelde toplayın
Mağazalarınızı iş yeri olarak tanımlayın, müdürlere kendi şubelerini verin; bu haftanın vardiyasını sistemden yayınlayın. Kredi kartı gerekmez.
Tam Zamanlı, Part-time ve Öğrenci Kadro
Tam zamanlı satış personeli
- Haftalık 45 saat kuralı ve hafta tatili takibi.
- Kıdeme göre yıllık izin hakkı otomatik (14/20/26 gün).
- Maaş pusulası, avans ve masraf kayıtları portalda.
Part-time çalışanlar
- Kısa vardiya şablonu; devam o şablona göre değerlendirilir.
- Sözleşmede 45 saatin altında süre varsa fazla sürelerle çalışma (%25) ayrımı için haftalık döküm kullanılır.
- Aynı puantajda ayrı departman olarak görünür.
Öğrenci ve sezonluk kadro
- Hızlı personel kartı ve PIN; dönem sonunda işten ayrılış hesabı.
- Sınav dönemi izinleri portaldan, onay müdürde.
- 18 yaş altı çalışanda yıllık izin en az 20 gün kuralı personel kartına göre uygulanır.
Mağaza müdürü
- Kendi kadrosunun devam ve izin yönetimi.
- Geç kalan ve gelmeyen personel bildirimi.
- Şube hedefleri ve duyurular.
İzin Talepleri Mesaj Gruplarından Çıkınca Ne Değişir?
Mağaza mesaj grubunda "cumartesi gelemeyeceğim" yazısı bir onay değildir; ay sonunda o günün yıllık izin mi, ücretsiz izin mi, devamsızlık mı sayılacağı tartışılır. Personelimiz'de talep tür ve tarih seçilerek açılır, müdür onaylar, kayıt tarih ve onaylayan bilgisiyle saklanır ve puantaja işlenir. Yıl sonunda kullanılmayan yıllık izin için yöneticiye uyarı gider. Mağaza kadrosunda sık görülen ayrılışlarda kullanılmayan izin ücreti bu kayıttan hesaplanır; ayrıntı için yıllık izin hesaplama rehberine bakabilirsiniz.
Prim ve Mesai Hesabında Sistem Ne Verir, Ne Vermez?
Personelimiz mesai saatlerini haftalık 45 saat, hafta tatili ve genel tatil ayrımıyla hesaplar ve maaş hesabına aktarır; oranlar şirket ayarlarından belirlenir. Satış primi ise her işletmede farklı bir politikaya dayanır: hedefler modülünde şube veya kişi bazında hedef tanımlanabilir, prim tutarı maaş hesabına ek kalem olarak girilir. Sistem kasa veya ERP yazılımınızla entegre olmaz; satış rakamı ayrıca girilir. Mesai hesabının ayrıntıları için fazla mesai hesaplama rehberi yardımcı olur.
Sık Sorulan Sorular
Her şube için ayrı hesap mı açmam gerekiyor?
Hayır. Tek hesapta her şube bir iş yeri olarak koordinatıyla tanımlanır. Mağaza müdürleri müdür rolüyle yalnızca kendi şubelerini görür, merkez hepsini tek panelde izler.
Mağaza müdürü vardiya planını kendisi yapabilir mi?
Evet. Müdür rolü kendi kadrosu için aylık vardiya planı oluşturur; personel planı kendi portalından görür. Merkez isterse planı görüntüler ve düzenler.
Part-time personel için 45 saat kuralı nasıl uygulanır?
Part-time çalışan için kısa vardiya şablonu tanımlanır; geç kalma ve devam o şablona göre değerlendirilir. Haftalık döküm raporu her personelin fiili saatini gösterir; sözleşme süresi ile 45 saat arasındaki fark için fazla sürelerle çalışma değerlendirmesi işverene aittir. Bu açıklama genel bilgilendirme amaçlıdır.
Personel başka şubede geçici çalışırsa kaydı nereye yazılır?
Konum doğrulama açıksa kayıt hangi şubenin koordinatından yapıldıysa oraya bağlanır. Personel kartı tek kalır, raporlar şube bazında filtrelenir.
Kasadaki tablet hem satış hem terminal olarak kullanılabilir mi?
Terminal bir tarayıcı sayfasıdır; tablette ayrı sekmede açık tutulabilir. Yoğun mağazalarda personelin kendi telefonundan giriş yapması da mümkündür.
Merkez, şubelerin izin bakiyelerini tek raporda görebilir mi?
Evet. İzin bakiye raporu tüm personelin hak edilen, kullanılan ve kalan iznini şube ve departman bilgisiyle Excel/PDF olarak verir.
İlgili Çözümler
İlgili Rehberler
Personelimiz ile 29 gün ücretsiz deneyin
Kredi kartı gerekmez, kurulum yoktur. Kendi personel verinizle test edin.