Vardiya Çizelgesi Nasıl Hazırlanır? Yasal Sınırlar ve Örnek Tablo
Vardiya çizelgesi, kimin hangi gün hangi saatlerde çalışacağını, ara dinlenmelerini ve hafta tatillerini gösteren plandır. İyi hazırlanmış bir vardiya çizelgesi hem işin boş kalmamasını sağlar hem de İş Kanunu'ndaki çalışma süresi sınırlarını baştan kontrol altına alır. Bu yazıda çizelgeyi adım adım nasıl hazırlayacağınızı, uymanız gereken yasal sınırları, örnek bir üç vardiyalı düzeni ve sık yapılan hataları ele alıyoruz. Dijital araçların bu sürece katkısını ise vardiya yönetim sistemi yazımızda anlattık. Belirli görevlerin dönüşümlü planlandığı düzenler için nöbet çizelgesi nasıl hazırlanır yazımıza bakabilirsiniz.
Vardiya Çizelgesi Hazırlamadan Önce: Yasal Sınırlar
Vardiyalı (mevzuattaki adıyla postalar halinde) çalışmanın temel kuralları 4857 sayılı İş Kanunu ile Postalar Halinde İşçi Çalıştırılarak Yürütülen İşlerde Çalışmalara İlişkin Özel Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik'te yer alır. Çizelgeyi yazmadan önce şu sınırları bilmek gerekir:
| Konu | Kural | Dayanak |
|---|---|---|
| Haftalık çalışma | En çok 45 saat; aksi kararlaştırılmamışsa haftanın çalışılan günlerine eşit bölünür | İş Kanunu m.63 |
| Günlük çalışma | Tarafların yazılı anlaşmasıyla haftalık süre günlere farklı dağıtılabilir; bu durumda da günde 11 saat aşılamaz ve iki aylık denkleştirme uygulanır | İş Kanunu m.63, Çalışma Süreleri Yönetmeliği m.4–5 |
| Gece dönemi | En geç 20.00'de başlayıp en erken 06.00'ya kadar süren, en fazla 11 saatlik dönem | İş Kanunu m.69 |
| Gece çalışması | 7,5 saati geçemez; turizm, özel güvenlik, sağlık hizmeti ve petrol arama-sondaj işlerinde işçinin yazılı onayıyla aşılabilir | İş Kanunu m.69 |
| Posta değişimi | Postası değişen işçi kesintisiz en az 11 saat dinlendirilmeden yeni postada çalıştırılamaz | İş Kanunu m.69, Yönetmelik m.9 |
| Gece–gündüz rotasyonu | En fazla bir iş haftası gece postasında çalışan işçi, ardından gelen iş haftasında gündüz postasına alınır; iki haftalık nöbetleşme de uygulanabilir | Yönetmelik m.8 |
| Ara dinlenmesi | 4 saate kadar işlerde 15 dakika, 4 saatten fazla 7,5 saate kadar (dahil) işlerde 30 dakika, 7,5 saati aşan işlerde 1 saat; çalışma süresinden sayılmaz | İş Kanunu m.68 |
| Hafta tatili | Yedi günlük dönem içinde kesintisiz en az 24 saat; vardiyalı işlerde nöbetleşme yoluyla verilir | İş Kanunu m.46, Yönetmelik m.11 |
Bazı çalışanlar için ek kurallar vardır. 20.00–06.00 arasındaki postalarda 18 yaşını doldurmamış işçi çalıştırılamaz. Gebe olduğu sağlık raporuyla tespit edilen çalışan gece çalışmaya zorlanamaz, yeni doğum yapmış çalışan doğumu izleyen bir yıl boyunca gece çalıştırılamaz; gebe veya emziren çalışan günde 7,5 saatten fazla çalıştırılamaz. Ayrıca 2025'te 7553 sayılı Kanunla yapılan değişiklikle, turizm işletmesi belgeli konaklama tesislerinde hafta tatili, işçinin yazılı talebi veya onayıyla hak kazanılan günü izleyen dört gün içinde kullandırılabilir.
Vardiya Çizelgesi Nasıl Hazırlanır? 7 Adım
- Saatlik personel ihtiyacını çıkarın. Günün hangi saatlerinde kaç kişiye ve hangi yetkinliğe (örneğin belirli bir makineyi kullanabilen operatör) ihtiyaç olduğunu belirleyin. Çizelge kişilerden değil bu ihtiyaçtan başlamalıdır.
- Vardiya saatlerini ve ara dinlenmelerini tanımlayın. Her vardiyanın başlangıç ve bitiş saatini, molasını yazın. Ara dinlenmesi çalışma süresinden sayılmadığı için 8 saatlik bir vardiyada 30 dakika mola varsa fiili çalışma 7,5 saattir.
- Rotasyon düzenini seçin. Ekiplerin haftalık mı, iki haftalık nöbetleşmeyle mi döneceğine karar verin. Gece haftasını bitiren ekibin bir sonraki dönemde gündüz postasına geçtiğinden emin olun.
- Hafta tatillerini yerleştirin. Her çalışanın yedi günlük dönemde kesintisiz en az 24 saat tatil yaptığını, özellikle gece vardiyasından çıkan ekibin tatilinin saat kaçta başladığını kontrol edin.
- İzinleri ve raporları işleyin. Onaylı yıllık izinleri ve raporları çizelgeye düşün; boşalan vardiyaları kimin dolduracağını önceden belirleyin.
- Yasal kontrolü kişi bazında yapın. Her çalışan için haftalık 45 saati, günlük 11 saati, gece postasında 7,5 saati ve posta değişiminde 11 saatlik dinlenmeyi tek tek kontrol edin. Çalışma süresi sınırları işyerine değil, çalışanın şahsına göre uygulanır.
- Çizelgeyi ilan edin ve güncel tutun. Yönetmelik; posta sayısını, her postanın başlama ve bitiş saatlerini, postalarda çalışanların ad ve soyadlarını, ara dinlenmelerini, hafta tatillerini ve bunlardaki değişiklikleri işyerinde çalışanların kolayca görüp okuyabileceği şekilde ilan etmeyi zorunlu tutar.
Örnek Haftalık Vardiya Çizelgesi
Aşağıdaki örnek, Pazartesi'den Cumartesi'ye çalışan ve Pazar günü tatil yapan üç vardiyalı bir işletme içindir. Her vardiya 8 saat sürer ve 30 dakikalık ara dinlenmesi içerir; fiili çalışma günde 7,5 saat, haftada 6 × 7,5 = 45 saattir. Cumartesi gecesi vardiyası Pazar 06.00'da biter. A, B ve C ekipleri her hafta vardiya değiştirir:
| Ekip | 1. hafta | 2. hafta | 3. hafta |
|---|---|---|---|
| A | Sabah 06.00–14.00 | Gece 22.00–06.00 | Akşam 14.00–22.00 |
| B | Akşam 14.00–22.00 | Sabah 06.00–14.00 | Gece 22.00–06.00 |
| C | Gece 22.00–06.00 | Akşam 14.00–22.00 | Sabah 06.00–14.00 |
Bu düzen yasal kontrollerden şöyle geçer:
- Gece sınırı: 22.00–06.00 vardiyasının tamamı gece dönemindedir; 30 dakikalık ara dinlenmesiyle fiili çalışma 7,5 saatte kalır. Kanunda sayılan istisnalar dışında bu vardiya fazla mesaiyle uzatılamaz.
- Rotasyon: Gece haftasını tamamlayan ekip sonraki hafta akşam vardiyasına geçer. Yönetmeliğe göre çalışma süresinin yarısından çoğu gece dönemine rastlayan posta gece çalışması sayılır; akşam vardiyasının yalnızca son 2 saati bu döneme düştüğü için gündüz postasıdır.
- Posta değişiminde dinlenme: Gece haftasını bitiren ekibin son vardiyası Pazar 06.00'da biter, yeni haftadaki ilk vardiyası Pazartesi 14.00'te başlar. Aradaki 32 saat hem 11 saatlik dinlenme şartını hem de 24 saatlik hafta tatilini karşılar. Tabloda ekiplerin hafta geçişlerindeki en kısa ara da 32 saattir.
Sık Yapılan Hatalar
- Posta değişiminde dinlenmeyi atlamak: Sabah 06.00'da gece vardiyasından çıkan çalışanı aynı gün 14.00 vardiyasına yazmak, aradaki süre 8 saat olduğu için 11 saatlik kesintisiz dinlenme kuralını ihlal eder.
- Gece vardiyasını mesaiyle uzatmak: Gece döneminde yürütülen işlerde fazla çalışma yaptırılamaz. Yönetmeliğin ayrıca kabul ettiği durum, gündüz işine ek olarak yapılan fazla çalışmanın gece dönemine denk gelmesidir; kanundaki istisnalar dışında gece postasının kendisi uzatılamaz.
- Molayı çalışma saatine saymak: 8 saatlik vardiyayı 8 saat çalışma kabul etmek haftalık 45 saat hesabını bozar; ara dinlenmesi çalışma süresinden sayılmaz.
- Fazla mesai yazılamayacak çalışanları unutmak: 18 yaşını doldurmamış, kısmi süreli, gebe, yeni doğum yapmış veya emziren çalışanlara fazla çalışma yaptırılamaz. Diğer çalışanlar için de yazılı onay gerekir ve yıllık üst sınır 270 saattir; ücret tarafı için fazla mesai hesaplama rehberimize bakabilirsiniz.
- Değişikliği duyurmamak: Son dakika vardiya değişikliklerini yalnızca sözlü iletmek yeterli değildir; yönetmelik değişikliklerin de ilan edilmesini ister.
- Planı gerçekleşenle karşılaştırmamak: Çizelge bir plandır; işveren çalışma sürelerini ayrıca belgelemek zorundadır. Puantaj ve fazla mesai, planlanan değil gerçekleşen giriş-çıkış saatlerine göre hesaplanmalıdır. Bu konuda PDKS ve puantaj rehberimiz yol gösterir.
Personelimiz'in vardiya planlama modülünde sabah, akşam, gece veya özel saatli vardiyaları tanımlayıp haftalık plan hazırlayabilir, çalışanların kendi vardiyalarını görmesini sağlayabilirsiniz. Giriş-çıkış terminali kayıtlarından aylık puantaj oluşur, mesai takibi de haftalık 45 saat sınırını hesaplar; ayrıntılar vardiya programı sayfamızda. 11 saatlik dinlenme ve gece-gündüz rotasyonu gibi kontrolleri ise çizelgeyi yayımlamadan önce yukarıdaki listeyle sizin yapmanız gerekir.
Vardiyaları tanımlayıp haftalık planı hazırladığınız ve giriş-çıkış kayıtlarıyla karşılaştırdığınız vardiya programı sayfamıza bakın. Vardiya programını inceleyin →