PDKS Yazılımı Nedir? Puantaj Hesaplama Tam Rehberi

Personelimiz Editör EkibiYayın: Nisan 2026Güncelleme: 11 Ekim 2026İK ve PDKS Yazılımları

PDKS, Personel Devam Kontrol Sisteminin kısaltmasıdır. Çalışanların işe geliş ve ayrılış saatlerini kaydeden, bu kayıtları tanımlı çalışma düzeniyle karşılaştıran ve ay sonunda puantaja dönüştüren sistemlerin genel adıdır. İyi kurulmuş bir PDKS, puantajı elle tutmanın yükünü ve hata riskini azaltır, fazla mesai ve devamsızlık gibi konularda işverenin elindeki kayıtları düzenli hale getirir.

PDKS Yöntemleri: Kart, Biyometrik, QR/Kiosk ve Mobil

Giriş-çıkışın nasıl kaydedileceği, PDKS seçiminin ilk ve en belirleyici kararıdır. Yaygın yöntemler şunlardır:

• Kartlı sistemler: Çalışan, kapıdaki okuyucuya kart veya anahtarlık okutur. Kurulumu bilinen ve hızlı bir yöntemdir; ancak okuyucu cihaz, kart maliyeti ve kartın başkasına verilmesi (arkadaş adına okutma) riski vardır.
• Parmak izi ve yüz tanıma: Kimlik doğrulaması güçlüdür, arkadaş adına giriş riskini azaltır. Buna karşılık cihaz yatırımı gerektirir ve en önemlisi biyometrik veri işlenir; bu da KVKK açısından ayrı bir özen ister (aşağıda ele alıyoruz).
• QR kod ve kiosk/terminal: Girişe konulan bir tablet veya ekran üzerinden çalışan QR okutur ya da PIN girer. Özel donanım gerektirmez, sıradan bir tablet yeterlidir.
• Mobil ve GPS doğrulama: Çalışan kendi telefonundan giriş-çıkış yapar; sistem o anki konumu tanımlı işyeri konumuyla karşılaştırır. Şubeli işletmeler ve saha ekipleri için pratiktir. Konum verisi de kişisel veridir; yalnızca giriş-çıkış anında ve amaçla sınırlı kullanılması önerilir.

Pek çok işletme bu yöntemleri birlikte kullanır: merkezde terminal, sahada mobil giriş gibi.

KVKK: Biyometrik Veri ve Açık Rıza

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 6. maddesi, biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veri olarak sayar. Özel nitelikli veriler ancak kanunda sayılan sınırlı hallerde, çoğu durumda ilgili kişinin açık rızasıyla işlenebilir ve ek güvenlik önlemleri gerektirir.

Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun yayımlanan kararlarında genel eğilim, işyerinde giriş-çıkış takibi için biyometrik sistem kullanılmasında ölçülülük ilkesinin aranması yönündedir: aynı amaca daha az müdahaleci bir yöntemle (kart, PIN gibi) ulaşılabiliyorsa biyometrik veri işlenmesi orantısız bulunabilir. İş ilişkisinde çalışanın rızasının gerçekten özgür olup olmadığı da tartışma konusudur. Bu nedenle uygulamada biyometrik PDKS kullanan işverenlere, açık rızayı vermeyen çalışanlar için alternatif bir giriş yöntemi sunmaları, aydınlatma metni hazırlamaları ve verileri güvenli saklamaları tavsiye edilir. Mevzuat ve Kurul kararları değişebileceği için kendi durumunuzu KVKK danışmanınızla doğrulayın. Konunun ayrıntısı için PDKS ile personel takibi yasal mı? KVKK rehberi yazımıza bakabilirsiniz.

PDKS Verisi Puantaja Nasıl Dönüşür?

PDKS ham veri üretir: kim, hangi gün, saat kaçta girdi ve çıktı. Puantaj ise bu ham verinin ay sonunda ücrete esas tabloya dönüşmüş halidir. Dönüşüm genellikle şu adımlarla olur:

1. Eşleştirme: Her giriş kaydı aynı günün çıkışıyla eşleştirilir; gece vardiyası gibi gün aşan çalışmalar ayrıca ele alınır.
2. Karşılaştırma: Gerçekleşen süre, çalışanın vardiya veya çalışma planıyla karşılaştırılır; geç gelme, erken çıkma ve devamsızlık belirlenir.
3. Sınıflandırma: Günler normal çalışma, hafta tatili, resmi tatil, yıllık izin, raporlu gün veya devamsızlık olarak işaretlenir.
4. Düzeltme ve onay: Unutulan çıkış, dış görev gibi istisnalar yönetici tarafından düzeltilir. Düzeltmelerin kim tarafından, ne zaman yapıldığının kayıt altında tutulması, uyuşmazlıkta güvenilirliği artırır.

Puantajdan Bordroya

Onaylanan puantaj bordronun girdisidir. Çalışılan gün sayısı, fazla çalışma saatleri, hafta tatili ve resmi tatil çalışmaları ile ücretsiz izin günleri, brüt ücret hesabına ve SGK prim gün sayısına yansır. Puantajdaki bir hata doğrudan bordroya ve prim bildirimine taşınacağından, ay kapanmadan önce puantajın kontrol edilmesi ve mümkünse çalışana onaylatılması önerilir. Bordronun kendi adımları için bordro rehberimize bakabilirsiniz.

İş Kanunu Açısından Dikkat Edilecekler

Haftalık 45 saat (md. 63): 4857 sayılı İş Kanunu'na göre genel bakımdan çalışma süresi haftada en çok 45 saattir; aksi kararlaştırılmamışsa işyerinde haftanın çalışılan günlerine eşit olarak bölünür. Taraflar anlaşırsa haftalık süre, günlük 11 saati aşmamak şartıyla farklı dağıtılabilir.

Fazla çalışma (md. 41): Haftalık 45 saati aşan çalışma fazla çalışmadır ve her saati için ücret normal saat ücretinin yüzde elli fazlasıyla ödenir. Fazla çalışma için çalışanın onayı alınır ve yıllık toplamı 270 saati geçemez. Hesaplama örnekleri için fazla mesai hesaplama ve cumartesi mesaisi nasıl hesaplanır yazılarımıza göz atabilirsiniz.

Kayıt tutma: Çalışma süresi ve fazla çalışma uyuşmazlıklarında ispat çoğunlukla işverenden beklenir; işverenin fazla çalışma yaptırdığı çalışanları ve süreleri kayıt altında tutması gerekir. Düzenli, düzeltmeleri izlenebilen PDKS kayıtları ve imzalı puantajlar bu açıdan önemli belgelerdir. Somut durumunuz için mali müşavirinizden veya bir iş hukuku avukatından destek alın.

PDKS Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

• Kayıt yöntemi ve KVKK: Biyometrik veri işlemeden ihtiyacınızı karşılayan bir yöntem var mı?
• Donanım ihtiyacı: Okuyucu cihaz gerekiyor mu, yoksa tablet ve telefonlarla çalışıyor mu?
• Konum doğrulama: Şube ve saha çalışanları için işyeri konumu ve izin verilen mesafe tanımlanabiliyor mu?
• İstisna yönetimi: Dış görev, unutulan çıkış ve gece vardiyası nasıl ele alınıyor; düzeltmeler kayıt altına alınıyor mu?
• Puantaj ve bordro bağlantısı: Veriler ay sonunda elle aktarılmadan puantaja ve maaş hesabına geçiyor mu? Dışa aktarma seçenekleri var mı?
• Mevzuata uygunluk: 45 saat, fazla çalışma, hafta tatili ve resmi tatil kuralları doğru hesaplanıyor mu?
• Deneme imkânı: Satın almadan önce kendi verilerinizle test edebiliyor musunuz?

Uygulama Adımları

1. Çalışma düzenini netleştirin: Vardiyaları, mola sürelerini ve hafta tatili günlerini yazılı hale getirin.
2. Yöntemi seçin: Kart, terminal, mobil veya biyometrik; biyometrik seçerseniz açık rıza ve alternatif yöntem planını hazırlayın.
3. Çalışanları bilgilendirin: Aydınlatma metnini paylaşın, hangi verinin hangi amaçla işlendiğini açıklayın.
4. Pilot uygulama yapın: Bir ay boyunca PDKS ile eski yöntemi paralel yürütüp puantajları karşılaştırın.
5. Kontrol rutinini oturtun: Eksik kayıtları haftalık kontrol edin, ay sonunda puantajı onaylatıp bordroya aktarın.

Personelimiz'de PDKS Nasıl Çalışır?

Personelimiz cihaz gerektirmeyen, tarayıcıda çalışan bir PDKS sunar. Çalışanlar giriş-çıkış terminali ekranında kendilerine tanımlı 4-6 haneli PIN ile kayıt yapar; PIN art arda yanlış girildiğinde geçici olarak kilitlenir. Terminal, kayıt anındaki konumu tanımlı işyeri konumuyla karşılaştırır ve izin verilen mesafeyi işveren belirler; konum zorunluluğu kapatılabilir ya da belirli çalışanlar muaf tutulabilir. İşyeri dışında çalışacak personel dış görev talebi oluşturur, yönetici onaylar. Yöneticinin yaptığı manuel düzeltmeler denetim kaydına yazılır, çalışanlar kendi devam kayıtlarını görüntüleyip dışa aktarabilir. Parmak izi veya yüz gibi biyometrik veri toplanmaz. Ayrıntılar için PDKS programı ve puantaj programı sayfalarımıza bakabilirsiniz.

Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki veya mali danışmanlık yerine geçmez.