Yıllık İzin Nasıl Takip Edilir? İşverenler İçin İzin Hakları, Hesaplama ve Kayıt Rehberi

Personelimiz Editör EkibiYayın: Nisan 2026Güncelleme: 11 Ekim 2026İzin, Vardiya ve Devam Takibi

Yıllık ücretli izin, 4857 sayılı İş Kanunu'nun işçiye tanıdığı ve işverenin kullandırmakla yükümlü olduğu temel haklardan biridir. İzin hakkının kaç gün olduğunu bilmek işin yalnızca yarısıdır; asıl zorluk, her çalışan için hak edişi, kullanılan günleri ve kalan bakiyeyi yıllar boyunca doğru ve belgelenmiş şekilde takip etmektir. Bu rehberde yıllık iznin yasal çerçevesini, nasıl kayıt altına alınacağını, sık yapılan hataları ve somut bir hesaplama örneğini bulacaksınız.

Yıllık İzin Hakkı: Kıdeme Göre Kaç Gün? (md. 53)

İş Kanunu md. 53'e göre, işe başladığı günden itibaren deneme süresi de içinde olmak üzere en az bir yıl çalışmış işçiye yıllık ücretli izin verilir. İzin süresi, işçinin hizmet süresine göre aşağıdaki sürelerden az olamaz:

18 yaş ve daha küçük işçiler ile 50 yaş ve daha yukarı işçilere verilecek yıllık izin, kıdemleri ne olursa olsun 20 günden az olamaz. Bu süreler asgari sürelerdir; iş sözleşmesi veya toplu iş sözleşmesiyle artırılabilir, azaltılamaz. Yıllık izin hakkından vazgeçilemez.

Süreler hesaplanırken izin süresine rastlayan ulusal bayram, hafta tatili ve genel tatil günleri izin süresinden sayılmaz (md. 56). Bu yüzden uygulamada izin günleri genellikle "iş günü" olarak sayılır. Hesaplamanın ayrıntıları ve izin ücretinin nasıl bulunacağı için yıllık izin hesaplama yazımıza bakabilirsiniz.

Hak Ediş: Bir Yıllık Bekleme Nasıl Sayılır? (md. 54)

İlk yıllık izin hakkı, işe giriş tarihinden itibaren bir yıl dolduğunda doğar; sonraki haklar her hizmet yılının tamamlanmasıyla yeniden kazanılır. Bu nedenle takipte esas alınacak tarih takvim yılı değil, çalışanın işe giriş yıldönümüdür. Deneme süresi bir yıllık süreye dahildir.

Md. 54, hastalık, kaza, askerlik dışı kanuni ödevler, doğum gibi bazı sebeplerle çalışılamayan sürelerin belirli sınırlar içinde çalışılmış gibi sayılacağını da düzenler. Uzun süreli raporlar, ücretsiz izinler veya iş ilişkisinin askıya alındığı dönemler hak ediş tarihini etkileyebileceğinden, bu tür durumlarda hesaplamayı mali müşavirinizle veya bir iş hukuku avukatıyla teyit etmeniz yerinde olur.

Aynı işverenin bir veya farklı işyerlerinde geçen süreler birleştirilerek kıdem hesaplanır. Bu, şube değiştiren çalışanların izin hakkının sıfırlanmayacağı anlamına gelir.

İzin Bölünebilir mi? Bölme Kuralı ve Yol İzni (md. 56)

Yıllık izin kural olarak işveren tarafından bölünemez. Ancak tarafların anlaşmasıyla izin bölümler halinde kullanılabilir; bu durumda bölümlerden biri 10 günden az olamaz. Örneğin 14 günlük izni olan bir çalışan 10 + 4 şeklinde iki parçaya bölebilir, ancak 7 + 7 şeklinde bölemez.

Yıllık iznini işyerinin bulunduğu yerden başka bir yerde geçirecek işçiye, talep etmesi ve bunu belgelemesi koşuluyla, gidiş-dönüş için toplam 4 güne kadar ücretsiz yol izni verilmelidir. Yol izni yıllık izin süresinden düşülmez ama ücretsizdir; kayıtta ayrı bir satır olarak tutulması karışıklığı önler.

Kullanılmayan izinlerin bir sonraki yıla aktarılması uygulamada sık sorulan bir konudur; yıllık izin amacı dinlenme olduğundan iznin her yıl kullandırılması esastır, devir konusunda tereddüt varsa mali müşavirinize danışın.

İşten Ayrılışta Kullanılmayan İzin (md. 59)

İş sözleşmesi herhangi bir nedenle sona erdiğinde, işçinin hak kazanıp da kullanmadığı yıllık izin günlerinin ücreti, sözleşmenin sona erdiği tarihteki ücreti üzerinden kendisine veya hak sahiplerine ödenir. İş ilişkisi devam ederken izin parayla "satın alınamaz"; ücret ödemesi yalnızca ayrılışta söz konusudur. Bu yüzden izin bakiyesinin güncel ve belgeli tutulması, işten çıkış hesabında en çok tartışma çıkan kalemlerden birini baştan çözer. Devreden izin ve zamanaşımı kuralları için yıllık izin devri yazımıza bakın.

Mazeret İzinleri Yıllık İzinden Ayrı Tutulmalı

İş Kanunu Ek md. 2, bazı durumlarda işçiye ücretli mazeret izni verilmesini öngörür. Örneğin işçinin evlenmesi ile anne, baba, eş, kardeş veya çocuğunun ölümü hâlinde 3 gün ücretli izin verilir; eşin doğum yapması, evlat edinme ve engelli çocuğun tedavisi gibi durumlar için de ayrı düzenlemeler vardır. Bu süreler son yıllarda değişikliğe uğradığından güncel gün sayılarını uygulamadan önce mevzuattan veya mali müşavirinizden teyit edin. Eşin doğumunda verilen babalık izni 7578 sayılı Kanunla 10 güne, doğum izni 24 haftaya çıktı; ayrıntılar için doğum izni ve babalık izni 2026 yazımıza bakın.

Takip açısından önemli olan nokta şudur: mazeret izinleri yıllık izin bakiyesinden düşülmez. Kayıtta izin türünü ayrı tutmazsanız, çalışanın yıllık izni haksız yere azalmış görünür. Kayıtta her mazeret izni için olayı gösteren belgeyi (nikâh cüzdanı, ölüm belgesi vb.) saklamak da iyi bir uygulamadır. Evlilik, ölüm ve diğer mazeret izinlerinin güncel süreleri için mazeret izni türleri rehberimize bakın.

Yıllık İzin Nasıl Kayıt Altına Alınır?

Yıllık izin uyuşmazlıklarında ispat yükü genellikle işverendedir: işveren, izni kullandırdığını belgelemek zorundadır. Bu nedenle kayıt düzeni en az izin hakkının kendisi kadar önemlidir.

• İzin talep formu: Çalışanın izin tarihlerini yazılı olarak talep ettiği ve imzaladığı form. Hangi tarihler arasında, kaç gün ve hangi izin türü olduğu açıkça yazılmalıdır.
• Onay: Yöneticinin veya yetkilinin onayı ve tarihi. Talep ile onay arasındaki süreç belgeli olmalıdır.
• İzin kayıt belgesi (izin defteri): Her çalışan için işe giriş tarihi, hak edilen izin süresi, kullanılan tarihler ve kalan bakiyeyi gösteren kayıt. Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği işverenin bu bilgileri içeren bir izin kayıt belgesi tutmasını öngörür.
• Özlük dosyası: İmzalı formların bir örneği çalışanın özlük dosyasında saklanmalıdır.
• Puantaj ile tutarlılık: İzinli günler aylık puantajda doğru kodla işaretlenmelidir; izin kaydı ile puantaj çelişirse ücret hesabı da, ispat da zayıflar.

Dijital kayıt tutmak da mümkündür. Önemli olan, kaydın kimin tarafından ne zaman oluşturulduğunun ve onaylandığının izlenebilmesi, sonradan değiştirilemeyecek ya da değişiklik geçmişinin görülebileceği şekilde saklanmasıdır. Elektronik onayların ispat değeri konusunda tereddüdünüz varsa, ıslak imzalı formları dijital kayıtla birlikte saklamak ihtiyatlı bir yoldur.

Örnek Hesaplama

Bir çalışanın işe giriş tarihi 1 Mart 2019, doğum tarihi 1980 olsun. 2026 yılında takip şöyle yapılır:

1. Kıdem: 1 Mart 2026 itibarıyla çalışan 7. hizmet yılını tamamlamıştır. 5 yıldan fazla, 15 yıldan az olduğu için yeni dönemde hakkı 20 gündür.
2. Yaş kontrolü: Çalışan 46 yaşındadır; 50 yaş kuralı uygulanmaz. (50 yaşında olsaydı, kıdemi 5 yılın altında bile olsa en az 20 gün hakkı olurdu.)
3. Kullanım: Çalışan Temmuz'da 10 gün, Ekim'de 6 gün izin kullanmıştır. Bölme kuralı sağlanır: parçalardan biri 10 gündür.
4. Araya giren tatil: Temmuz'daki izin döneminde bir resmî tatil varsa bu gün izinden düşülmez; izin bir gün uzar.
5. Bakiye: 20 − 10 − 6 = 4 gün kalır. Bu dönemde ayrıca 3 günlük evlilik izni kullanıldıysa, bu gün sayısı bakiyeyi etkilemez.

Çalışan bu bakiyeyi kullanmadan ayrılırsa, 4 günlük izin ücreti son ücreti üzerinden çıkış hesabına eklenir.

Sık Yapılan Hatalar

• Hak edişi işe giriş yıldönümü yerine takvim yılı başına göre hesaplamak.
• 18 yaş altı ve 50 yaş üstü çalışanlar için 20 gün alt sınırını atlamak.
• İzin içine denk gelen hafta tatili ve resmî tatilleri izinden düşmek.
• Mazeret izinlerini veya yol iznini yıllık izinden düşmek.
• İzni çalışanın onayı olmadan bölmek ya da hiçbir parçası 10 gün olmayan bölmelere izin vermek.
• Kullanılmayan izni iş ilişkisi sürerken ücretle "kapatmak".
• İzin talebini yalnızca sözlü veya mesajla alıp imzalı kayıt tutmamak.

Kısa Kontrol Listesi

• Her çalışan için işe giriş tarihi ve doğum tarihi kayıtlı mı?
• Bir sonraki hak ediş tarihi ve gün sayısı belli mi?
• Her izin için imzalı (veya izlenebilir dijital) talep ve onay var mı?
• İzin türleri (yıllık, mazeret, ücretsiz, yol izni) ayrı tutuluyor mu?
• İzin kayıtları puantajla aynı mı?
• Kalan bakiye çalışanla paylaşılıyor ve dönem sonunda kontrol ediliyor mu?

Bu kontroller birkaç çalışanda elle yapılabilir; çalışan sayısı arttıkça hak ediş tarihlerini, bakiyeleri ve onayları tek yerde tutan bir izin takip programı kullanmak hata riskini azaltır. Hangi yöntemi seçerseniz seçin, özel durumlarda (uzun rapor, ücretsiz izin, toplu iş sözleşmesi hükümleri) mali müşavirinize veya avukatınıza danışmanızı öneririz.